Autor: José Luis Spaltro
En 1986, un importante correo privado argentino, líder en su rubro, me contrató para redactar una Norma de Política de Seguridad tendiente a prevenir riesgos en sus instalaciones y flota vehicular propia y extensiva a la concientización de todo su personal (más de 1.500 en todo el país) sobre los beneficios de la Prevención, las Acciones Seguras, la Confidencialidad y la oportuna comunicación de los incidentes.
La premisa era el Trabajo Minucioso, consistente en:
- La correcta interpretación del trabajo a ejecutar
- El análisis de los objetivos a lograr
- La crítica al trabajo realizado
Antes de implementar la Política, se redactó un Manual de Procedimientos, que en forma simple, con un lenguaje claro y abundantes gráficos y organigramas se contemplaban las acciones que deberían tomarse ante los distintos eventos-incidentes-accidentes.
Luego se designó un equipo de trabajo para leyera cuidadosamente el Manual y ponga en práctica lo oportunamente redactado.
Como resultado se llegó a la conclusión que más del 50% de dicho documento era impracticable: por las erróneas interpretaciones a que se pudieran llegar; el tiempo que demandaría cada una de las acciones y la falta de personal idóneo para llevarlas a la práctica.
En una segunda revisión, se modificó ese 50% problemático haciendo comprensible y de rápida implementación lo normado. En esta etapa se convocó al personal de Organización y Métodos de la compañía que simplificó más aun el Manual, diagramando una serie de formularios para el registro de los controles de rutina; denuncia de incidentes, de accidentes y de ilícitos (mayormente robo de piezas postales, tarjetas de crédito en trámite de distribución y envíos comerciales).
La Política de Seguridad desarrollada y contenida en un tomo de unas 80 páginas, fue puesta a consideración del personal, quienes tras su lectura debían consignar sus comentarios, críticas u observaciones en un formulario anónimo a tal fin diagramado.
Finalmente y luego de las modificaciones propuestas (y agregados recomendados por los lectores) se implementó con carácter obligatorio para todo el staff de la compañía y en sus aspectos específicos, a los proveedores y contratistas.
La Jefatura de Seguridad asesoró, inicialmente, a todos los sectores en lo referente a las mejores formas de redactar los Informes/Denuncias hasta crear una metodología de trabajo.
El seguimiento de cada caso se realizaba hasta cerrar el círculo, buscando:
- Delimitar las responsabilidades
- Evitar los actos y actitudes inseguras
- Modificar las conductas
En menos de tres meses, la Política de Seguridad era ya una actividad cotidiana e inseparable del resto de las tareas y cada hecho denunciado servía para mejorar la calidad de los procedimientos y en definitiva para agilizar la gestión.
El personal -aun los más reaccionarios a todo lo referente a Seguridad aunque fuere en su propio beneficio- asumió como propia la Política y se convirtió en impulsor de otras, cada vez más avanzadas y sencillas.
---
