Autor: Lic. Ricardo Nievas
Fuente: www.CXOcommunity.com
(Blog Seguridad Corporativa)
Es decir, se deberá cumplir la función administrativa conocida como Dirección.
Con el objeto de visualizar con claridad los contenidos de esta fase, se han agrupado en siete componentes:
- Autoridad
- Responsabilidad
- Delegación de funciones
- Toma de decisiones
- Liderazgo
- Motivación
- Comunicación
Autoridad
Poder de tomar decisiones y hacerlas cumplir.Henri Fayol la define como el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer.
Existen diversas formas de autoridad. Aquí se agruparán según su origen.
Otorgada por normas
- Propiedad, Ley o posición
- El propietario de un bien es el que decide cómo, cuándo y quién lo usará.
- Ley dispone quién detenta la autoridad. Ej. Ley de Acefalía; fija el orden de sucesión presidencial.
- La posición de la persona, dentro de la organización, le confiere la autoridad necesaria para cumplir con las obligaciones inherentes a su cargo. Ej. Jefe de División.
Otorgada por consentimiento
- La base de la autoridad está en quienes la confieren, sin mediar norma ó documento alguno.
- En este caso es la aceptación de las órdenes, por quien debe cumplirlas, la que reconoce autoridad en quien las emite.
- Emergencia: La que una persona o grupo confiere a quien asume la responsabilidad de enfrentar una situación no
prevista o eventual.
- Técnica: La que se reconoce a una persona por la vastedad y solidez con que maneja ciertos conocimientos y habilidades.
- Por Competencia: Autoridad conferida a quien ha demostrado competencia a través de logros exitosos en el manejo de
problemas o situaciones similares pasadas.
- Mandar: acto de integrar los esfuerzos de miembros del grupo de modo que, al cumplir las tareas asignadas, satisfagan
los objetivos individuales y del grupo.
La autoridad es, en síntesis, el derecho de exigir conductas a otros.
Responsabilidad
Obligación y compromiso de cumplir, de la mejor forma posible, las tareas asignadas y de dar cuenta de ello.La responsabilidad es un componente inseparable de la autoridad.
No se concibe autoridad sin responsabilidad.
Delegación de funciones
Asignación de funciones propias del administrador, que éste hace a otra persona.
En cualquier institución, por pequeña que sea, puede darse la circunstancia de que un administrador no pueda ocuparse
de alguna de sus funciones; ello obliga a delegar autoridad a otro, a fin de que cumpla dicha función.
El delegado tiene el poder de decidir sobre aspectos relacionados con esa función específica (autoridad) y asume la
correspondiente responsabilidad.
El delegante mantiene la autoridad y la responsabilidad final sobre lo que ha delegado.
Algunos administradores se resisten a delegar, tratan de hacerlo todo personalmente y, de esa manera, debilitan la
organización.
Motivos para delegar
El administrador puede tener las siguientes razones:
- Carga de trabajo (cantidad y complejidad que afectan el alcance de control)
- Necesidad de tiempo para otras tareas en las que su intervención personal es imprescindible.
- Aprovechar la capacidad del personal y procurar su crecimiento.
- Necesidad de capacitar.
Requisitos para delegar
- Admitir la necesidad: El administrador debe confiar en que la delegación de funciones le acarreará beneficios, lo ayudará a desarrollar un eficaz esfuerzo de grupo, le facilitará multiplicar sus esfuerzos, beneficiará a los subordinados y facultará a stos para aportar el máximo de su capacidad.
- Decidir qué tipo de función delegar: Es posible preparar una lista, de modo que las funciones a delegar queden predeterminadas. Esto vincula la
delegación con el planeamiento y la hace parte de la modalidad administrativa seguida.
- Elegir cuidadosamente al delegado: la función debe ser proporcionada a una persona escogida. Debe ser alguien capaz de tener éxito. Se dará oportunidad a aquellas personas que no están desarrollando todas sus aptitudes.
- Ayudar al delegado: Ayudarlo, pero sin decidir por él. Como norma general, si el delegado solicita ayuda hay que concedérsela,
pero hacerle su trabajo niega los beneficios de la delegación. El delegante debe ponerse a disposición del delegado, estimularlo y formularle preguntas destinadas a explorar y descubrir posibles soluciones.
- Establecer un sistema de control de la delegación: Los delegantes deben mantenerse informados para tener conocimiento de lo que está ocurriendo y ubicarse en na posición apta para aplicar medidas correctivas, si fueran necesarias. Para disponer de esa información, podrá recurrirse a informes escritos, auditorias o reuniones periódicas.
La delegación de funciones cobra especial importancia en el Sistema de Comando de Incidentes (SCI). Cuando un primer respondedor llega al lugar donde se ha producido un evento y asume el mando pasa a ser el comandante del Incidente (CI). Además de la función de comando asume otras siete funciones que son características el sistema.
A medida que los recursos (personal; vehículos de transporte, de extinción de incendio y escaleras, con sus correspondientes operadores) se van sumando, se le dificultan al CI las comunicaciones con los equipos de trabajo. Para mantener el control de las acciones, el CI va delegando funciones.
Las de Seguridad, Información pública y Enlace quedarán, cada una a cargo de una persona. A medida que aumenta el número de unidades subordinadas, delega la función de conducir operaciones en un Jefe de Operaciones y, según necesite, hace lo propio con Planificación, Logística y Administración/Finanzas, manteniéndose hasta aquí el carácter funcional de la estructura.
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